@faizov пока твое описание слишком абстрактное... Не особо понятно, что именно ты хочешь получить, какие именно недостатки традиционных способов хочешь исправить. Бот, скажем в тг, в целом очень ограниченное функционально решение. Наибольшей проблемой станет поиск необходимых файлов, их классификация.
Я для себя использую Nextcloud. Дёшево и крайне сердито.